Centralizador X Feedback

Ser empresário ou administrador de uma empresa não é uma tarefa fácil. Em geral quando um empresário abre uma nova empresa é porque conhece do produto e do mercado, mas dificilmente conhece como lidar com os funcionários e com a administração do negócio. Esta dificuldade acarreta ao longo dos anos muitos descontentamentos e o sentimento de impotência diante de muitas situações. Quando o empresário se vê como refém de seus funcionários é porque algo está realmente muito errado.

Como solução para isto alguns empresários se tornaram Centralizadores, mas não percebem e acreditam que estão praticando o feedback. Vamos relacionar algumas características de Centralizadores e o que é o feedback.

O administrador/empresário Centralizador não permite que atitudes sejam tomadas na empresa sem seu conhecimento, desta maneira os colaboradores e a liderança da empresa fica de mãos atadas para resolver muitos problemas pequenos e médios, ficando sem solução para o cliente ou fornecedor, pois toda atitude precisa do aval do administrador/empresário. Nestas situações geralmente o administrador/empresário gostaria que o colaborador e a liderança apresentassem mais iniciativa, mas todos se colocam em posição defensiva aguardando a ordem pois já tomaram iniciativas antes e foram repreendidos. Esta situação os leva a uma inércia, que para os pró-ativos chega a ser agonizante. Ainda no caso do administrador/empresário Centralizador, está sempre exaurido de muitos papéis e funções, não consegue dar retorno ao que lhe é solicitado, e muitas vezes esquece de dar uma resposta, deixando a empresa, o colaborador e liderança sem ferramentas para a ação e o cliente ou fornecedor sem a solução esperada. Também é característica do Centralizador a desconfiança excessiva. Desconfiar é natural, afinal somos humanos e como erramos todos podem errar, mas no caso do Centralizador qualquer informação vaza pode se tornar uma catástrofe e por este medo não provê, principalmente, liderança de informações para dar solução e organização aos acontecimentos do dia-a-dia.

Quando a empresa pratica o feedback, o processo é inverso, o administrador/empresário deixa claro para o colaborador e liderança as suas funções e as expectativas para a execução do trabalho. Existe um processo interno de acompanhamento, onde o software é utilizado em sua totalidade com relatórios claros e objetivos que demonstram a atividade da empresa. Os colaboradores e liderança enviam periodicamente informações para a administração que avalia e apresenta retorno, principalmente apresenta retorno, pois é preciso que alguém receba e avalie os relatórios enviados. Todo relatório demanda tempo e atenção para ser elaborado, além do cuidado diário para que todas as informações sejam lançadas no sistema para que o relatório final seja completo e retrate os acontecimentos, caso não apresente retorno o executor do relatório desanima e não fará com a mesma dedicação. 

A empresa cujo processo de feedback está implantado totalmente a liderança acompanha, mas dá ferramentas para a liderança resolver as situações. Fica atenta aos resultados, valoriza as pessoas e seu trabalho, reconhece os que apresentam inovações e bons resultados, e consegue visualizar com clareza quem não está apresentando resultado, podendo advertir e até retirar do quadro de colaboradores. Importante ainda se faz lembrar que a empresa que possui processo de feedback com sucesso, trabalha Organização, Planejamento, Controle, Suporte/Retorno, Motivação e Reconhecimento. Sem qualquer um destes fatores o feedback não é completo.

Centralizador ou Feedback, qual a sua escolha?

Teoria nasceu para ajudar a prática e não engessar!

Algumas vezes me deparo com empresas que exitam em fazer uma Consultoria de Gestão por medo de engessar a empresa. O embasamento para este medo é experiência própria, ou a empresa já contratou uma pessoa ou algum colega comentou sobre uma experiência deste formato, onde a empresa ficou complicada de trabalhar.

Cada empresário tem sua maneira de administrar e isto deve ser respeitado ao máximo. Porém a teoria nasceu a partir do estudo de muita prática, por isso também deve ser observada.

Muitas vezes estamos “dando murro em ponta de faca” a toa, quando poderíamos estar utilizando uma técnica que facilitaria o dia-a-dia.

Por exemplo:

Uma empresa que tem dificuldades em acompanhar e finalizar projetos. Sempre que algo é iniciado, logo cai no esquecimento, outras “prioridades” passam a frente e “apagar incêndio” consome todo o dia. Depois de um longo período vem aquela velha conhecida, a frustração, pois a empresa não concluiu o projeto e o objetivo não foi alcançado.

Para esta situação, um plano de ação elaborado através de um planejamento estratégico, mesmo que simples, mas completo, ajudará a empresa a dividir as tarefas e concluir projetos importantes, além de mensurar se o objetivo foi alcançado e em quanto.

O Planejamento estratégico por exemplo e o plano de ação, demandam uma dedicação para ser elaborado, é preciso parar e pensar. Em algumas situações, será necessário mudar algumas atitudes ou posturas. Apesar da mudança ser algo que sempre incomoda, para alcançar o objetivo almejado vale o esforço. Desta maneira o sentimento de frustração será substituído pelo de orgulho e satisfação. 

Porém o Planejamento Estratégico, margem de contribuição e muitas outras situações são técnicas que podem e devem ser moldadas às necessidades da empresa. A base é a mesma, mas a aplicação pode ser mais simples ou mais complexa, evitando o engessamento da empresa.

Por isso, não deixe de conhecer a teoria e suas técnicas, elas podem ajudar muito no dia-a-dia, mas em tudo que fizer deixe o seu “jeitinho”, afinal a empresa é sua.

Abraços.

Controlar o tempo, SIM É POSSÍVEL!

Quantas vezes chegamos ao final de um dia de muita correria e aparentemente não fizemos muita coisa. Ao deitar nossa cabeça no travesseiro, já tarde da noite, pensamos nas coisas que deixamos de fazer e nos martirizamos por não termos conseguido cumprir nossa meta pessoal. Coloco “nós”, pois isto também ocorre comigo, em muitos dias.

Algumas pessoas, devido a esta correria sem fim, nem reconhecem mais as palavras “Qualidade de vida” ou “Lazer”. Vivem em função de correr e apagar incêndios no trabalho e em casa. Especialmente mulheres.

Pois bem, já conhecemos o problema, mas qual seria a solução. 

Primeiro: Aceite que você não um super herói e que você não possui o poder da bilocação.

Em outras palavras, admita que será preciso fazer escolhas, determinar prioridades. Não será possível contentar a todos e nem estar em todos os lugares. Por isso o primeiro passo é aceitar. 

Nós, mulheres, nos preocupamos muito em estar bonitas, mas nos martirizamos quando estamos acima do peso. Esta não é uma regra geral, mas na maioria sim. Muitas vezes não temos tempo ou disposição para fazer muitos exercícios físicos, mesmo sabendo que são essenciais para a saúde. Portanto, aceite que não somos Top Model ou “Panicats”. Não desconte as ansiedades na comida e faça exercícios mais amenos e que exigirão menos tempo, isso ajudará a manter a saúde e não engordará. Se possível, é sempre bom o acompanhamento de um profissional, pelo menos uma vez por mês, uma nutricionista ajudará bastante a se organizar na alimentação.

Segundo: Determine as prioridades.

Olhe para o seu dia e para suas obrigações. A partir deste olhar, verifique quais são as suas prioridades. Enumere-as conforme o que acredita ser mais importante, de forma decrescente. 

Por exemplo:

1) Trabalho

2) Brincar com as crianças

3) Tempo para marido/esposa

E assim por diante.

Terceiro: Dê limites ao tempo.

Eu, por exemplo, às vezes me perco no tempo do trabalho. Fico trabalhando e esqueço que preciso parar e fazer as outras coisas que são prioridades também. Por isso, preciso limitar meu tempo de trabalho. Sempre quando organizo minha agenda, vejo se terei tempo em horário comercial para atender todas as necessidades do meu trabalho, caso não consiga cumprir todas as atividades, escolho alguns dias da semana para estender meu horário, mas sabendo que precisarei abrir mão do tempo de outras prioridades, mas sem me martirizar.

A intenção não é engessar o seu dia, mas que possa mudar seu olhar, aceitando as limitações e colocando ordem nas prioridades. Assim, ao final do dia, quando deitarmos nossa cabeça no travesseiro, já não tão tarde da noite, sentiremos uma grande satisfação de dever cumprido.

Abraços.

Como controlar as contas de casa?????

Isso é algo bem interessante e muitas pessoas tem dificuldades em controlar as contas da casa. Parece que o dinheiro some num passe de mágica, e logo vem acompanhado de uma grande decepção. Mas o controle de despesas da casa não é diferente de uma empresa, na realidade é só ver como uma empresa pequena, com entradas e saídas.

Existem dois tipos de renda familiar: Assalariado e Renda variável.

O Assalariado, é o funcionário, que no máximo até o 5º dia útil recebe seu rendimento de valor fixo acordado no início do contrato. Para este tipo de renda familiar é preciso controlar e planejar. O Primeiro passo é sempre conhecer seus gastos. Claro que quando pergunto isso, já começa relatando as despesas altas, como aluguel, escola, etc. Mas relatar os gastos vai muito além. Sendo assim, escreva em uma folha tudo que você e sua família gastou no dia. E após um mês saberemos exatamente onde são aplicados os recursos da família. Caso a família esteja passando por problemas para pagar suas contas, será necessário efetuar cortes nos gastos excessivos e talvez protelar alguma conta. Nunca comprometa todo seu valor de salário. Com esse levantamento você saberá exatamente quanto é preciso deixar reservado para a família passar o mês sem faltar dinheiro no final.

Resumindo:

Faça levantamento de todos os gastos;

Nunca comprometa todo seus salário;

Separe um valor para despesas dentro do mês dentro da realidade;

Já no caso da Renda variável o pagamento nem sempre ocorre todo de uma única vez e o valor nem sempre é o mesmo. Portanto o controle precisa ser redobrado. No caso de empresário que pega na empresa conforme tem necessidade, precisa controlar na empresa e em casa. O profissional liberal ocorre da mesma maneira, geralmente pega o que ganha e paga as contas de casa e as despesas de seu trabalho tudo junto. Sendo assim, relacione tudo o que você investe, separe o que é da empresa ou do trabalho liberal do que é despesas de casa ou consumo. Sei que muitos preferem logo de início pagar todas as contas e ficam dinheiro, mas isso gera muito stress. Para que não tenha este desconforto, programe suas contas para várias datas no mês, conforme varia o seu recebimento, assim você não precisará dispor sempre numa mesma data de um alto valor. Separe logo no início do mês, um valor que será para lazer e despesas normais da família. Seja realista, não programe muito pouco para que não acabe cedo, e não programe demais, evite o desperdício. Após separar o valor para despesas e lazer da casa e pagar as contas, o restante que entrar guarde em uma poupança. Afinal, você não tem renda fixa, se ficar sem reservas e houver um ou outro mês com baixo rendimento, você precisará desta reserva para ajudar nas contas da casa.

Resumindo

Faça levantamento de todos os gastos;

Separe logo no início do mês valor para as despesas e lazer;

Controle separado as despesas da casa e de seu trabalho;

Tenha uma reserva, afinal sua renda é variável.

Espero que muitas famílias possam aproveitar este texto. Grande abraço.

 

Por que fazer Planejamento Estratégico em empresa pequena?

Gostaria de iniciar este post agradecendo à todos que estão acompanhando o meu blog neste início, e que espero corresponder as expetativas com textos interessantes e que ajude no dia-a-dia das empresas.

Pois bem, vamos a pergunta de hoje. Planejamento estratégico em empresa pequena, Fazer ou não fazer, eis a questão!

A maioria das empresas pequenas não acreditam que o planejamento estratégico auxiliaria na operação da empresa, ou acredita ainda menos que resolveria problemas de falta de disponibilidade de caixa. Mas isto é um mito, planejamento estratégico pode e deve ser feito em todos os momentos e em todos os tipos de empresas, independente de estar em situação financeira confortável ou não.

Quando a empresa passa por dificuldades financeiras é preciso encontrar a causa do problema, determinar as possíveis soluções e aplicá-las. Pois bem, isto já é planejamento estratégico, simples assim.

O planejamento estratégico responde as seguintes perguntas:

1) Quais são as principais falhas da empresa?

2) O que precisamos fazer para corrigir?

3) Qual estratégia será adotada para executar o que é preciso?

4) Quem será o responsável por executar as tarefas?

5) Qual o prazo para finalizar a ação e qual resultado terá?

Quem já passou por uma execução de Planejamento estratégico vai dizer: É mais trabalhoso que isto!. De fato, é mais trabalhoso, mas o conceito é simples. Por isso, alguns consultores se especializam no auxílio a empresas para execução do Planejamento Estratégico, pois para chegar ao resultado final é preciso ter uma visão sistêmica, não só da sua empresa mas também de todo o mercado.

Porém, como o conceito é simples, pode ser aplicado desde uma empresa familiar até uma grande multinacional.

Portanto, se sua empresa está com dificuldades financeiras, faça uma Planejamento estratégico para auxiliar a resolver a situação.

Mas se sua empresa está em situação confortável e em crescimento, faça um planejamento estratégico da mesma forma.

Planejar é sonhar com os pés no chão e tornar este sonho realidade!

SUCE$$O a todos! 

O que fazer quando a empresa já está muito endividada!

É realmente mais comum do que gostaríamos de vivenciar o número de empresas que se encontram em situação de dificuldades financeiras. Muitas encontram-se a anos “empurrando com a barriga”, o que ocasiona o aumento do endividamento, pois não resolve a causa do problema.

Pois bem, para tentar ajudar vou colocar um passo a passo bem interessante. Dica: Não pule nenhum, caso contrário, o que pode ser insignificante para você, pode ser o que vai trazer a solução. Então vamos lá.

Dica nº 01: Acalme-se.

Logo nesta primeira dica, imagino os empresários com dificuldades brigando comigo. Porém, vocês já passaram por aquela situação onde procura algo perdido e não encontra, e de repente, quando não está mais procurando encontra? Ou então, quando está com uma procurando uma solução e vai tomar um cafezinho e pensa em algo incrível? No filme MIB – Homens de Preto III, o personagem Jota precisa encontrar uma solução no passado, então o personagem Ká o convida a comer uma torta, neste momento o Jota fica bravo, porque não entende a perca de tempo. E então, miraculosamente enquanto estão comendo a torta, Jota encontra a solução, que parecia tão óbvia. E isto de fato ocorre em nosso dia-a-dia. Portanto, sem a calma necessária para poder observar a empresa como um todo e não apenas os seus problemas, as soluções não aparecerão.

Não confunda calma com desleixo. Quando digo calma, não estou dizendo para não se preocupar. Preocupar-se sim, mas sem desespero.

Dica nº 02: Faça uma leitura da empresa em números.

É necessário que esta leitura seja completamente real. O que de fato a empresa efetua de pagamentos e recebimentos. Os recebimentos devem estar separados por formas, como por exemplo, dinheiro, cartão, cheque, etc.

Crie um plano de contas gerencial para a empresa, pode ser usado o da contabilidade como base, porém não se prenda a contabilidade, faça um gerencial, que seja fácil para sua leitura no dia-a-dia.

Se a empresa possui software de gestão, alimente-o, isso facilitará na coleta de informações e evitará retrabalho com controles a parte. Caso não seja possível alimentar no sistema ou se a empresa não possui sistema, coloque as informações no Excel, também ajuda, mas ficará na dependência de alguém que saiba lidar com o Excel. O Excel é uma ferramenta fantástica para controle de números e gráficos, porém é necessário algum conhecimento para que seja utilizado. Possuo um modelo que utiliza o regime de caixa, sendo assim pode também ser utilizado para fechamento de caixa diário. É fácil de utilizar e é um arquivo para o ano todo. Quem precisar, deixa um comentário ou manda pelo contato seu e-mail, que enviarei o mais breve possível.

Não faça suposições, caso queira a leitura imediata, pegue todas as contas pagas do último mês lance na planilha, depois verifique as contas que não foram pagas por falta de caixa, lance-as também. Logo em seguida, vá para o resumo, terá a leitura imediatamente. IMPORTANTE: Todas as contas devem ser lançadas, desde R$ 0,01 ao Infinito. Incluindo o Pro-labore dos sócios.

Dica nº 03: Tome atitudes!

Alguns números apresentados nesta leitura, darão aquela sensação de “Já sabia!”, mas para que as coisas mudem é preciso tomar atitudes de mudanças. Algumas vezes o problema pode estar no número de pessoal, mas não é uma regra, posso dizer que talvez não seja nem a maioria.

Verifique quais despesas estão fora da realidade.

Veja se possui equipamentos ociosos que possam ser vendidos.

Algumas vezes é o faturamento que estará pequeno para a estrutura da empresa, neste caso, será necessário investir algum capital para ações de promoção de vendas, para que depois aconteça uma melhora no financeiro.

Se for necessário, selecione um ou alguns fornecedores chave, os demais renegocie para um novo prazo. Renegocie com o banco. Não pegue empréstimos, neste momento empréstimos só vão gerar mais dívidas e afundar um pouco mais sua empresa. Se não consegue pagar o que tem não faça empréstimos para pagar outros empréstimos.

Dica nº 04: Reserve um tempo para o lazer!

Muitos relacionamentos acabam quando uma empresa está em dificuldade, pois quando a esposa ou o esposo chega em casa, parece que ainda está no trabalho, não dorme, só reclama, não têm ânimo para fazer nada com sua família.

Reserve um tempo para livrar sua cabeça, pode ser pedalar, levar as crianças no parque, nadar, praticar artes marciais, enfim, atividades de relaxamento e de esforço físico, isso aliviará bastante a tensão e manterá sadio seu relacionamento.

Enfim, esta receita não é mágica, mas pode trazer a luz quem não enxerga mais a solução.

Cada empresa requer uma solução diferente, mas com este passo-a-passo, com certeza a solução ficará mais clara.

Grande abraço, e espero ter ajudado!